ビジネス用語は電話での応対や、メールでのやり取りにおいて必要不可欠です。ビジネス用語をしっかり使えることは特に外部の会社とのやり取りの多い営業職において必要不可欠な要素であるといえます。その中でもメールの文面において相手方の会社の呼称の際に貴社を使うか御社を使うかについては悩むことが多いです。本記事では、貴社と御社を例にビジネスメールにおける文面の使い分けについて紹介していきます。
貴社と御社と弊社の違いとは？
貴社や御社などの表現の他にも会社を指し示す表現として弊社という表現があります。これらの表現の違いとしては、貴社や御社は相手を敬う尊敬語であるのに対して、弊社は謙譲語であり、自社のことを表現する際に使用します。相手の会社を弊社というのは失礼に当たるので使用は避ける必要があります。また弊社に似た表現としては、当社というものがありますが、この表現は貴社や弊社と比較して中立的に使用することが一般的です。
貴社と御社はともに相手先を敬う敬語表現
大前提として貴社と御社はともに相手先に対する敬語表現という意味で共通しています。しかしながら、同じ意味合いの敬語表現であったとしても、これら二つの表現にはよりふさわしい場面が存在します。こういった細かい場面に応じて敬語表現を使い分けることができるとビジネス場面で相手に好印象を与えることもできるため、覚えておいて損はないといえるでしょう。
会話か文書のやり取りかに応じて貴社と御社は使い分ける
貴社と御社の使い分けは会話の場面かメールなどの文書のやりとりかによって異なります。貴社という単語は御社と比べて、「記者」や「汽車」などの同音異義語が多く存在するため、会話場面で誤解を生みかねない場合があります。そのため、貴社を使う場面はメールや書面でのやり取りで使用することが望ましいでしょう。またメールでは書き言葉で統一することが必要であることから、話し言葉の御社よりも書き言葉の貴社を使うほうが適切です。
メールの場合でも御社を使用する場合
貴社と御社の違いは会話場面か文書の場面かによって使い分けられ、一般的なビジネスメールの場面においては書き言葉である貴社を使うことがベターです。しかしながら、企業内のルールで御社と書く場合も存在します。こういった点は勤務する会社のポリシーや慣習によっても異なるため、メール送付の場面の際には社内規定を事前に確認しておくことが必須だといえます。
貴社と御社を使う場合には二重敬語に注意
貴社と御社は共に、その単語自体が敬語表現になっていることに十分留意して使用することが求められます。これらの単語に過剰な敬語表現を重ねてしまうと二重敬語的な表現となってしまい、相手に違和感や不快感を与えてしまう可能性があります。二重敬語の例としては「貴社様」や「御社様」などが挙げられますが、これらの表現はビジネス場面では不適切だといえます。
相手の会社名がわかっている場合
メールやビジネス文書を送る相手が初めての場合には、貴社や御社を用いるよりも相手方の正式な会社名に「様」を付けるほうが丁寧かつ確実です。例としては「株式会社○○様」というのがよく使用する表現だといえます。何度も相手とのやり取りをしていく過程の中で徐々に貴社や御社といった表現に切り替えていくのが良いと言えるでしょう。
会社以外を表現する際の違い
貴社や御社は基本的には会社を対象にすることが一般的です。ビジネス場面では病院や官公庁、学校といった会社以外とビジネス文書のやり取りをすることも多く存在し、取引を行う組織に応じて、これらの呼称表現は違いを理解した上で使い分ける必要があります。この項では、会社以外の組織に対する敬語表現について紹介していきます。
銀行の場合には貴行が一般的で学校の場合は貴校を使用するがベター
貴社や御社は基本的には会社を対象にすることが一般的です。会話場面で御行と呼称するのはビジネス文章としては硬すぎる印象を与えてしまうため、○○銀行様と表現するほうがマイルドだといえます。また学校の場合も銀行と同様に文書では貴校を使用し、会話場面では○○大学様のような表現を使うのが良いでしょう。特に学校の呼称は高校や大学の面接試験の場面でも使用する場面がある表現なので押さえておく必要があります。また学校の場合には貴校の他にも貴学と表現する場合もあるため、相手方の学校に応じて使い分けることが求められます。
官公庁や市町村では貴省や貴市などを用いる
行政機関との取引をする場合は、相手が省庁の場合には貴省や貴庁、市町村などでは貴市や貴区といった表現をビジネス文書で使用するのが一般的です。会話場面の場面では御省や御庁は使用することがありますが、御市などはあまり使用されません。会話場面で困った場合には相手方の正式名称を使うのが無難だといえます。
文章中の敬語表現の混同には注意が必要
相手方の組織と敬語表現の組織表現が異なると相手方に対して違和感を与えてしまうので十分注意が必要です。例えば相手が官公庁の場合に貴社としてしまうのは避けなければなりません。特にテンプレートで文章のひな形を作成している場合には、デフォルトの設定が貴社になっているケースもあるので、それらのツールを使用した場合には事前のチェックを入念に行うことが求められます。
貴社や御社ではなく御中を使う場合
敬語表現で「様」を使う場面の他にも、「御中」を使う場面も存在します。御中は相手方の組織や部署、団体に対する敬語表現です。相手方の宛先の場合には「様」を使用し、部署や組織の場合には「御中」を使用するのが一般的です。これらの表現の違いも貴社や御社の使い方と一緒に覚えておくと良いでしょう。
まとめ
ビジネスにおける文書のやり取りでは相手の呼称に対して適切な敬語表現を使い分ける必要があります。社内ルールやポリシー、研修がしっかりした会社であれば勉強する機会がありますが、それがない場合には独学で勉強する必要があります。適切に敬語表現を使用することができれば相手に対しても好印象を与えることが可能であり、ビジネスマンにとっては大きな武器になるといえるでしょう。
